新卒必見!専任講師が知っておくべき一般常識~国内の日本語学校編~

こんにちは、大石です!

わたしは大学を卒業してすぐに、国内の日本語学校に就職しました。同期はいなくて、社会人としての新人教育のようなものも、ほとんどありませんでした。

仕事はわからないことばかりなので、もちろん教えてもらいながらでしたが、とにかくみんな忙しい!

授業や打ち合わせに行ってしまったりして、なかなか相談ができず…電話のかけ方やメールの書き方などは、見よう見まねで覚えていきました。

国内にある日本語学校の中には、しっかり新人教育を行っているところもあると思います。学校の規模などによってそのやり方は様々でしょう。

教えてもらう機会があってもなくても、一般的なビジネスマナーは身につけるべきです。特に専任講師は、外部の方と関わる機会もあります。恥ずかしい思いはしたくないですよね。

では、具体的にどんなことを知っておいたらいいのでしょうか。

本格的に専任講師としての仕事が始まる前に、わたしが知っておきたかったこと。これだけは!という一般常識を挙げてみたいと思います。参考になれば幸いです。

目次

最低限のマナー

職場のみんなが気持ちよく仕事をするためには、相手を思いやることが大切です。それをわかりやすく形にしたものが、マナーです。

事務作業や授業でドタバタしていると忘れがちですが、最低限いつも頭に入れておきたいことがあります。

挨拶を欠かさない

挨拶は人間関係の基本です。

きっと学生のときは、友達や顔見知りの人にだけ挨拶していたと思います。社会人になったら、職場のすべての人に挨拶することを心がけてください。

日本語学校では、専任講師のほかに非常勤講師や事務職員、外部のお客様にも会う機会があります。名前がわからない人でも、積極的に挨拶しましょう。

印象が良くなり、こちらの顔を覚えてもらいやすくなります。もちろん、学生に挨拶することも忘れずに!

報連相

仕事をするうえで欠かせないのが、報連相。「報告」「連絡」「相談」のことです。

何か仕事を任されたら、「誰に」「どのタイミングで」「どうやって」報連相をするべきなのか、はじめに考えておくといいと思います。

社会人として特に大切なのは、時間や期日を守ることです。日本語教師の仕事で例を挙げると、授業シラバスやテストの作成、印刷物の準備など。作業が遅れると、多くの人に迷惑をかけてしまいます。

定期的に進捗を報告し、期日までに難しそうな場合は早めに相談、万が一遅れてしまう場合はすぐに連絡!自分だけで抱え込まずに、上司や担当者に報連相を行いましょう!

職場で会う人たちとのコミュニケーション

専任講師の仕事は授業だけではありません。配属されるところにもよりますが、多くの場合コミュニケーションが重要になってきます。

わたしは教務課に所属していた期間が長かったのですが、非常勤講師や外部の方など、多くの人と接してきました。

関わる人の大半は日本語教師なので、普通の人より言葉の使い方に厳しいです。会話にしても文章にしても、丁寧にかつ誤解を与えずに相手に伝える方法を、日ごろから意識しておくといいと思います。

メールでのやりとり

学校からの連絡事項や代講の依頼など、メールをする機会はとても多いです。当たり前ですが、誤字脱字や文法ミスがないか、何度も確認が必要です。初めて非常勤講師宛に一斉送信メールを送ったときは、本当に緊張しました。

仕事のメールはできるだけ簡潔に書きます。

  • 件名はどうするのか
  • 何を伝えるためのメールなのか
  • 誰から送っているメールなのか
  • 返信が必要なのか
  • 添付資料はあるのか

入れなければいけない内容は、事前に整理しておくといいと思います。

また、送られてきたメールには、可能な限りすぐに返信しましょう。埋もれてしまって返すことができていない、なんてことがあってはいけません。すぐに返信できない場合、メモをしておいたり、メールにマークをつけておいたりすることをお勧めします。

電話でのやりとり

専任講師になったばかりのころは、自分から電話をかけるより、受けるほうが多いと思います。

上司やほかの人に取り次ぐことが大半でしょう。最低限、どこの誰からなのか、誰宛の電話なのかは聞き取らなければなりません。

電話をとるときは、必ずメモ帳をそばに置きましょう。
できるだけ素早く書けるように、自分なりの記号などを考えておくといいです。(大学はU、専門学校はSなど)

また、外部からの電話の場合、身内のことは敬称をつけないで話す癖をつけましょう。

例えば、大学から「A先生はいらっしゃいますか」という電話。普段「A先生」と呼んでいるので、つい「A先生は…」と言ってしまいがちです。

A先生が自分の上司であっても、この場合は呼び捨てにします。外部の方に対しては、身内のことは「~さん」や「~先生」とは言わず、敬称をつけないのがマナーです。

伝言を頼まれた場合は、電話を切った後、渡す用のメモを丁寧に書き直しましょう。殴り書きや、自分専用の記号を使ったものは渡しません。

メモを書く際、5W1Hを意識してみてください。

5W1Hとは、

  • Who(誰が)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

のこと。伝えたいことがわかりやすくなると思います。

折り返し連絡がほしいという電話を受けたときは、相手の連絡先を必ず聞いて、それもメモに書くようにしてください。

対面でのやりとり

メールや電話と同じく、言葉遣いは大切です。でもそれ以上に、話を聞く態度に気をつけましょう。

相手の話を聞くときは目を見て、しっかり聞く。大切なことはメモを取る。当たり前のことですが、するかしないかで印象は大きく変わります。

用事があってこちらから話しかけるときは、

お忙しいところ失礼します。今、お時間よろしいでしょうか

などのような言葉があるといいと思います。

相手にはやることがたくさんあったり、集中していて邪魔されたくないということもあります。時間を割いて聞いてもらうという意識を忘れずに。

機器の使い方

非常勤講師や外部の人から、専任講師は「学校のことは何でもわかる」と見られています。

新卒の専任講師だとしても、頼られることは多いです。特に、学校の備品や機材についての質問はバンバンきます。

授業で使うことがある機器の使い方や、パソコンの基本動作などは説明できるようになっておくといいです。

パソコンスキル

これまで日本語教師になるために、パソコンスキルはあまり重視されていなかったと思います。でも、WordやExcel、PowerPointなどの基本的な機能が使えることは、必須になってきているように感じます。

事務作業は基本的にパソコンで行います。例えば、授業スケジュールを組むのにExcelを使ったり、お知らせをWordで作成したり、授業用資料をPowerPointにしたり…。

学生の出席率や成績など、システムを使って管理している学校も多いかもしれません。

メールもパソコンから送るので、添付の仕方やデータのパスワードのかけ方などは知っておかなければなりません。

パソコンが苦手な場合は、本格的に仕事が始まる前に練習しておくと安心ですね。

またこの一年、コロナの影響もあり、オンライン授業を取り入れた学校も多いと思います。専任講師の場合、非常勤講師にやり方を教えられるようになる必要があります。

時代に合わせて、自分のスキルも上げていく姿勢が欠かせませんね!

コピー機、印刷機の使い方

日本語学校のコピー機や印刷機は、毎日フル稼働です。ときどき紙が詰まったり、インクがなくなったり、何らかの理由で止まってしまうことがあります。

非常勤講師が使っているときに止まってしまったら、その場にいる専任講師に助けを求めます。

「機械のことはよくわからないから聞かないで!」と言いたくなる人もいるかもしれません(笑)

でも、一緒になって困っているわけにはいかないんですよね。紙が詰まっている可能性がある場合は、ここを確認する。インクの交換は、こうする。どうしようもないときは、ここに連絡する。など、想定される場合の対処法は知っておくべきです。

落ち着いて対応すれば、すぐに直らなかったとしても、非常勤講師の不満にはなりにくいです。焦らず、できることからやってみましょう。

教師である前に一社会人だということを意識しよう

日本語教師の一番の仕事は、その名の通り日本語を教えることです。でもそれ以前に、社会人だということを忘れないでください。

授業でビジネス日本語を教える機会もあると思います。言葉遣いやマナーなど、自信をもって教えられるように、普段から意識していきたいですね。

学生は結構、教師の立ち居振る舞いや、教師同士の関わり方を見ています。授業さえ上手にできれば後は気にしない、という教師ではなく、日本の社会人として恥ずかしくない行動ができる教師が増えていったらいいなと思います。

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この記事を書いた人

大石 祐子のアバター 大石 祐子 授業空間コンサルタント

「安心して本音が話せる関係づくり」がモットー。

大学時代に国語教育と日本語教育を学び、ボランティアをきっかけに日本語教師を志す。卒業後は都内の日本語学校に専任講師として就職し、学生や講師の信頼を得るために毎日奔走。授業をはじめ教務運営においても自分なりのメソッドを構築し、主任教員を任されるようになる。

自身の経験を活かし、新人研修や大学生のインターンなど、教師力育成に特に力を注いだ。現在はオンライン講師として日本語教育に携わっている。

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